법인카드 지출에서 놓치기 쉬운 5가지 기준
상담실에서 법인카드 이야기가 나오면 혜택보다 먼저 묻는 게 있습니다. 누가, 어떤 일에, 얼마까지 쓰는지 정해 두셨느냐는 겁니다. 카드 사용액은 명세서에 남지만, 그 돈이 왜 회사 비용인지까지 명세서가 설명해 주지는 않습니다. 결제는 쉬워도 뒤늦게 지출을 가려내는 일은 꽤 번거롭습니다.
1. 한도는 매출보다 실제 지출 계획에 맞춥니다
한도가 크면 편하다는 말을 자주 듣습니다. 그런데 한도는 쓸 수 있는 돈이지, 회사 계좌에 들어 있는 돈이 아닙니다. 월 매출이 5천만 원이어도 급여와 임차료를 내고 남는 현금이 적다면 카드값 1천만 원은 부담이 됩니다. 결제일까지 시간이 있다는 이유로 지출 판단을 미루기 쉽기 때문입니다.
가령 매달 반복되는 업무 지출이 300만 원이고, 분기마다 장비 구입에 200만 원이 든다면 평소 한도를 무작정 2천만 원으로 둘 이유는 약합니다. 담당자별로 쓰는 항목과 한도를 나누고, 큰 구매가 예정된 달에만 증액 가능 여부를 카드사에 확인하는 편이 관리하기 쉽습니다. 해외 결제나 온라인 결제가 필요 없는 카드라면 해당 기능도 사용 목적에 맞게 설정할 수 있습니다.
담당자가 여러 명이면 총한도만 보지 말고 카드별 한도도 봐야 합니다. 한 사람이 광고비로 400만 원을 결제한 뒤 다른 직원의 출장비 승인이 막히는 상황은 카드 혜택과 관계없는 운영 문제입니다. 월말에는 이번 달 사용액뿐 아니라 다음 결제일에 빠져나갈 금액을 계좌 잔액과 함께 확인해야 합니다.
2. 영수증과 업무 목적은 서로 다른 기록입니다
법인카드로 18만 원을 결제했다는 내역은 금액과 사용처를 보여 줍니다. 하지만 거래처와 어떤 업무를 논의했는지는 보여 주지 않습니다. 국세청이 인정하는 신용카드 매출전표는 지출 증빙이 될 수 있어도, 카드 전표 하나만으로 모든 지출의 업무 관련성이 설명되는 것은 아닙니다.
예를 들어 거래처 담당자 두 명과 저녁 식사를 했다면 참석자, 거래처, 만남의 목적을 짧게 남겨 두는 게 좋습니다. 회사 직원끼리 먹은 식사인지, 외부 거래처를 만난 자리인지에 따라 비용의 성격도 달라질 수 있습니다. 적요에 ‘식대’라고만 쓰면 몇 달 뒤 경리 담당자가 다시 물어야 합니다. ‘A사 납품 일정 협의, 참석자 4명’ 정도면 당시 상황을 되짚기 쉽습니다.
반대로 영수증을 잃어버렸다고 곧바로 비용 전체를 포기할 필요도 없습니다. 카드사의 이용대금명세서나 전산에 보관된 거래정보가 지출 증빙으로 인정되는 경우가 있습니다. 다만 무엇을 샀고 왜 필요했는지 확인할 자료는 따로 챙겨 두는 편이 안전합니다.
3. 법인카드 결제가 부가세 공제를 보장하지는 않습니다
가장 많이 헷갈리는 부분입니다. 과세사업에 필요한 사무용품을 11만 원에 샀고, 카드 전표에 공급가액 10만 원과 부가가치세 1만 원이 구분되어 있다고 가정해 보겠습니다. 다른 요건도 맞는다면 그 1만 원은 매입세액 공제를 검토할 수 있습니다. 같은 금액을 결제했더라도 개인 생활비나 접대성 지출이라면 판단이 달라집니다.
국세청 안내에 따르면 사업과 직접 관련이 없는 지출, 접대비 관련 지출, 비영업용 승용차의 구입·임차·유지에 관련된 매입세액 등은 공제 대상에서 제외됩니다. 사용처의 과세 유형도 확인해야 합니다. 카드로 결제했다는 사실과 부가가치세를 돌려받을 수 있다는 판단은 별개입니다.
또 비용으로 인정되는지와 매입세액을 공제받는지도 서로 다른 문제입니다. 거래처 식사비가 업무 관련 비용으로 검토될 수는 있어도, 그 식사에 포함된 부가가치세까지 당연히 공제되는 것은 아닙니다. 신고할 때 카드 사용액을 통째로 공제 대상으로 넘기지 말고 거래별로 구분해야 하는 이유입니다.
4. 개인 사용을 발견하면 그 달에 바로 구분합니다
실수로 법인카드로 개인 물품 7만 원을 샀다고 가정해 보죠. 금액이 작으니 다음 달 식대에서 빼면 된다고 생각하기 쉽습니다. 하지만 장부에는 개인 구매가 업무비로 남고, 다른 지출을 임의로 맞추면서 기록도 흐려집니다. 발견한 날짜에 사용 사실을 알리고, 회사 규정에 따라 취소 또는 개인 변제 절차를 밟은 뒤 회계 담당자에게 전달하는 편이 명확합니다.
국세청은 법인 신용카드의 사적 사용을 검증 항목으로 다룹니다. 특히 대표자나 가족의 지출은 회사 돈과 개인 돈의 경계를 더 흐리게 만듭니다. 사적 사용액이 뒤늦게 확인되면 단순히 카드값을 돌려놓는 것으로 끝나지 않고, 이미 처리한 비용과 세금 신고를 다시 확인해야 할 수 있습니다.
반대로 업무상 급히 개인카드를 썼다면 법인카드로 결제한 것처럼 기록하지 말고 실제 결제수단과 비용 지급 과정을 남겨야 합니다. 카드 명의보다 중요한 것은 거래가 실제 회사 업무를 위해 이루어졌는지, 회사가 누구에게 얼마를 지급했는지입니다.
5. 혜택은 실제 남는 금액으로 비교합니다
법인카드를 고를 때 적립률 1%가 먼저 눈에 들어옵니다. 월 300만 원을 모두 적립 대상에 쓴다면 단순 계산으로 월 3만 원, 연 36만 원입니다. 그런데 주요 지출 항목이 적립 제외 대상이거나 월 적립 한도가 1만 원이면 계산이 크게 달라집니다. 연회비가 10만 원인 카드라면 적립액만 보고 이득이라고 말하기도 어렵습니다.
월별 명세서에서 실제로 적립된 금액을 3개월만 확인해도 광고 문구와 회사의 사용 패턴이 맞는지 보입니다. 국내 결제가 대부분인데 해외 이용 혜택이 큰 카드, 항공권 구매가 거의 없는데 공항 서비스를 앞세운 카드는 체감 가치가 낮을 수 있습니다. 연회비, 적립 제외 항목, 적립 한도, 필요한 직원에게 카드를 추가 발급할 때의 조건까지 함께 비교해야 합니다.
제가 가족 회사의 카드를 고른다면 높은 적립률보다 지출 내역을 직원별로 확인하기 쉬운지 먼저 보겠습니다. 한 달에 몇만 원을 더 적립하는 것보다 잘못 처리한 결제 한 건을 제때 발견하는 편이 회사에는 더 큰 이익일 때가 많습니다.
